このセクションでは販売を開始するために必要な設定の概要を説明します。

商品で貴社が提供するレッスンタイプを設定します。

商品の設定は：

商品設定→→商品＆サービスタブ

設定例

レッスンタイプをカテゴリー下に作成した例です。

各商品で、下記の選択A-Jのように最大で10個の選択項目を設定することができます。 例として、レッスンの利用日数、開始/終了時間、レベルなどの情報を設定します。

以下、設定例です：

AM大人グループスキーレッスン

1. 日数 {1, 2, 3, 4, 5}

2. レベル（4段階） {全く初めて、初心者、中級者、上級者}

3. 開始時間 {10:00}

4. 終了時間 {12:30}

AMプライベートスノーボードレッスン

1. 日数 {1, 2, 3, 4, 5, 6, 7}

2. レベル（5段階） {全く初めて、初心者、中級者、中級/上級者、上級者}

3. 変動開始時刻 {09:00, 09:30, 10:00}

4. 一定の所用時間に設定する {04:00}

5. 人数 {1, 2, 3, 4}

商品設定の注意点

• 選択Aは商品の料金に関連します。選択Aで利用日数を1日～5日と設定したので、この後料金を設定する際に5つのスロットに料金を入力することになります。

• 必須のチェックボックスで選択を必須化することができます。 上記の選択Bのように必須にチェックをいれると、ゲストと旅行代理店はこの選択肢を選択せずに予約を進めることができません。

• レッスンには開始時間と終了時間が指定されなければなりません。開始時間と終了時間、または開始時間と所要時間の組み合わせで設定してください。

• 選択項目は全商品を通して基本的に同じ位置で固定することを推奨します。例えば、開始時間は常に選択Cで固定します。一部商品で、開始時間の選択項目が不要の場合は、選択Cで「使用しない」を使用します。

• 特にグループレッスンの自動レベルアップを使用する場合は、レベルの選択項目を同じ位置で固定してください。（複数日でグループレッスンを行う場合に必要なインストラクター数を推定するためのオプション機能となります）

• 一度商品が予約されると、選択項目の変更ができなくなりますのでご注意ください。

• 商品設定で保存された画像は予約エンジンに表示されます。

紹介文

カテゴリーや商品の説明が貴社ウェブサイトの予約エンジンに表示されます。これから予約されるお客様に詳細の情報を提供することで、希望に合う商品をお客様自身で探すことも容易になります。

紹介文は複数の言語での設定が可能です:

• 英語

• 日本語

• 中国語（繁体）

• 中国語（簡体）

• フランス語

• 韓国語

その他の言語での設定をご希望される場合は、ご相談ください。

顧客フィールド

予約エンジン上で貴社がゲストにどのフィールドを表示し、必須項目として入力してもらうかコントロールすることができます。

顧客フィールドの設定は：

顧客と予約商品の関連付けを必須にする。のチェックボックスにチェックを入れるとゲストが予約エンジンで予約を進める際に、予約商品への顧客の関連付けが必須となり、関連付けなしでは予約を進めることができません。

• 表示にチェック - 選択フィールドが予約エンジンに表示されます。

• 表示と必須にチェック - 選択フィールドが予約エンジンに表示され、入力をしないと予約を進めることができません。

レッスンとアクティビティのカテゴリーはアカウント設定の重要な部分となり、次のとおり使われます：

1. 購入時に関連商品（レッスンタイプ）を並び替えて見つけやすくします。

2. 商品の在庫管理を行います。

3. 予約されたレッスンに必要なインストラクターの数を報告します。

4. グループレッスンのサイズ（1グループあたりの最大人数）をコントロールします。

5. スケジュールされたアクティビティにより、予約されたレッスンとインストラクター管理の橋渡しのような役割をします。

カテゴリー設定のページにアクセスするには： 商品設定→→カテゴリータブ

設定例

カテゴリー設定の例です。

上記の設定例で、下記のような設定が可能となります。

• プライベートスキーレッスンに興味のあるお客様は、貴社ウェブサイトで絞り込み検索で予約したいレッスンを簡単に見つけることができます。

• プライベートレッスンまたはグループレッスン、スキーまたはスノーボードのレッスンに割り当てるインストラクターの数をコントロールすることができます。

• 予約されたレッスンに必要なスキーおよびスノーボードのインストラクター数を瞬時に捉えることができます。

• グループレッスンのサイズ調整ができます；小人グループレッスンと大人グループレッスンのサイズが異なる場合は、新しいカテゴリーが追加されます。

• レッスンに割り当てられているインストラクター数を予約されたレッスンに必要なインストラクター数と比較することで、スケジュール管理をサポートします。

リッチメッセージを活用し、商品やサービスのブランドイメージに合わせたHTMLテンプレートを設定することで、お客様に情報を伝える方法の幅も広がります。

リッチメッセージの設定は：

1. 商品設定 →

2. メールを受信する対象者を選択：

   • アカウント全体 - 配信のタイミングに合せて、全ての顧客へメールを自動送信。

   • ベンダーごと - 配信のタイミングに合せて、ベンダーごとに自動でメールを送信。

     • ベンダーをドロップダウンメニューから選択。

3. ドロップダウンメニューからメール送信の項目と言語を選択。

4. 件名を入力 - Eメール送信時に、RoomBossはここで設定した件名に予約IDを追加。

5. 内容を入力。

6. 保存をクリック。

請求書 & 領収書（PDF）

予約の編集の画面で、請求書や領収書のPDFを発行することができます。また、お客様自身で顧客イントラネットからダウンロードすることも可能です。

リッチメッセージを活用して、次のような内容を請求書や領収書に表示することができます：

• 貴社名や住所。

• 利用規約やその他の予約情報（レッスンに必要な持ち物やリフト券など）。

顧客イントラネット

顧客イントラネットを利用して、お客様自身で予約およびその他の大切な情報を確認したり、支払いを行うことができます。リッチメッセージを活用して、例えば次のような内容を顧客イントラネットに表示することができます。

• リフト券やレッスンに必要な持ち物、集合場所などの予約に関連する情報。

• 利用規約。

自動メール

予約過程の重要な段階で、カスタマイズしたEメールを自動送信することができます。

• お客様がお問い合わせまたは予約をされた後にお礼メールを自動送信します。

• 支払期限が近づいた、もしくは支払期日を過ぎたことを知らせる通知メールを自動送信します。

• 入金を受け取った後に受領メールを自動送信します。

• 予約がキャンセルされた際に通知メールを自動送信します。

• レッスン開始日前に、お客様へのご案内と追加サービス（アップセル）のご案内をするためのメールを自動送信します。

• レッスン終了日以降にお礼メールを自動送信します。また、連携可能なモジュールを利

  用してお客様からフィードバックを受け取ります。

• 予約の編集ページのメール送信ボタンをクリックすることでメールを送信します。

全ての自動メールに、チェックイン時にゲストを識別し、予約を見つけるためのQRコードを含めることができます。

リッチメッセージの設定が完了したら、自動送信メールの送信を有効にする必要があります：

• ページ下部のアカウントの編集ボタンをクリック。

• パスワードを入力。

• 必要な自動送信メールのチェックボックスをクリック。

• 保存をクリック。

RoomBossとSquareのPOSを連動させることで、対面決済での支払いでもクレジットカード決済を行うができます。これによりRoomBossに自動的に支払い情報が更新され、RoomBoss内で支払い済として予約がマークされます。

この機能を使うために必要なもの：

• Squareアカウント

• Squareリーダー

• Squareのアプリがインストールされたデバイス（タブレットやスマホ）

Square POSレジアプリ

Android Square Point of Sale - POS iOS Square Point of Sale (POS)

アプリや設定についてのご質問はSquare社へお願いいたします。＝

在庫設定

1. メニュー >> 商品設定 >> インストラクター利用可能状況管理

2. ベンダーと期間を選択

3. 小カテゴリー（タイプ）別にインストラクターの可能人数を入力 例：

   • プライベートスノーボード：3名

   • グループスノーボード：1名

   • グループスキー：2名

   • プライベートスキー：2名

1. このページでは、その日に何人のインストラクターが働いているか、を記録

1. 販売を開始

   • 可能なインストラクターがいる間は、「今すぐ予約」の予約ができ、可能なインストラクターがいなくなれば「リクエスト」の予約になる

   • 在庫があり「今すぐ予約」の予約ができる状態でも、お客様は「リクエスト」の予約も作成できるように設定することも可能（オンライン入金設定のページから設定可能）

概要

• 「リクエスト」で預託を受け取る

  • 在庫管理の必要なし

  • 手動で予約を確定する

• 「今すぐ予約」で予約を受け取る

  • 在庫設定の必要あり

カテゴリー別インストラクター在庫

インストラクターの在庫はカテゴリーによって設定されます。

例として下記のレッスン設定をご覧ください。

例えば、プライベートスノーボードカテゴリーでレッスン可能なインストラクターが１名いる場合、４つのレッスンタイプ全てに対して自動的に予約を確定することが可能です。（どんなタイプのレッスンでも作成できます。）

２つの在庫管理方法

1. インストラクター利用可能状況管理

   • カテゴリータイプ別でインストラクターの人数を入力する

   • 大きなスクール向け

   • 小さなスクールで、インストラクターが明確になるまでの期間向け

2. インストラクター仕事日

   • インストラクター個人に対して出勤／休日の登録

     • 出勤となっていれば、在庫として見なされる

   • インストラクターが決まっていて、システムに登録されている前提

   • 小さなスクール向け

   • 大きなスクールだが、部署ごとに分かれている場合向け

この機能を使用すると、新規予約が作成されたり、お問合せ（予約リクエスト）が予約へ変更された際に、自動的に請求書が作成されます。

請求方法の設定は：

商品設定 →

請求方法の機能は、以下の点を考慮して請求書を自動作成します：

• 予約経由

  • RoomBoss内で手入力された直接予約

  • 予約エンジンからの直接予約

  • 旅行代理店予約

• 何月に予約を受け付けたか。

• レッスン利用日よりどれくらい前に予約を受け付けたか。

何ヶ月も前に受け付けた予約には保証金と残金に分けて請求したり、レッスン日まで近い予約には即時全額を請求するなど、レッスン利用日がどのくらい先なのかによって異なる請求方法を設定することができます。

オンライン入金設定

オンラインでのクレジットカード決済を有効にするための詳しい手順はをご確認ください。

下記の4セクションでご案内いたします。

予約エンジンのボタン

RoomBossではウェブサイトの予約エンジンにお問合せ送信と今すぐ予約（Book&Pay)のボタンを用意しており、ゲストが予約をしたり、問合せをする方法をコントロールすることができます。

お問合せ送信 - ゲストは興味のあるレッスンについて問合せを送信できます。 今すぐ予約(Book&Pay) - ゲストは予約後、支払いまで行うことができます。

どのボタンを表示するかルールを設定するには：

2. 画面上部のオンライン入金設定アイコンをクリック。

Book & Payを有効にする

• Book & Payを有効にするにチェックが入っていると、今すぐ予約とお問合せ送信の両方のボタンが予約エンジンに表示されます。Book & Payの予約では、ゲストが貴社が設定した決済会社を介して支払いを行うことで、すぐに予約を確定させることができます。

• Book & Payを有効にするのチェックを外した場合は、お問合せ送信ボタンのみが予約エンジンに表示され、ゲストはお問合せのみ送信することができます。

• このボタンの表示はインストラクターの在庫状況にも関連します。Book &Payが有効になっていても、在庫がない場合はお問合せ送信ボタンが表示されます。

その他の条件下での設定

• Book & Payが可能な場合、お問合せボタンを非表示にする。にチェックを入れると今すぐ予約かお問合せ送信のいずれかのみが下記の条件に合わせて表示されます：

  • 予約が可能な（インストラクターの在庫がある）場合、今すぐ予約のみが表示されます。

  • もし、予約が可能ではない（インストラクターの在庫がない）場合、お問合せ送信ボタンのみが表示されます。

自動キャンセル

Book & Payが予約エンジンに表示されている場合、自動キャンセルを設定することができます。これにより、期限までにお客様が支払いを行わない場合、予約は自動的にキャンセルされます。

• 予約の自動キャンセル欄の、予約の自動キャンセルを有効にするチェックボックスにチェックうを入れる。

貴社ウェブサイトや代理店からどのように予約を受け付けるかなどの設定を行います。

ポリシー

レッスン開始日の何日前まで予約を受け付けるかをコントロールします（代理店向けにも編集が可能です）。

レッスン開始日まで短い日数に設定すると、直前まで販売することができます（値をゼロに設定すると当日予約も受け付けることになります）。ただし、短い日数の設定では、レッスン開始直前までのスケジュール変更の可能性も高くなります。

予約ウィンドウを設定するには：

アクセス＆手数料

各旅行代理店のアクセスと手数料をコントロールするには：

下記3つのアクセスレベルがあります：

1. 接続なし - 代理店から貴社レッスンを確認・予約することはできません。初期（デフォルト）設定です。

2. 問合せ - 代理店は貴社レッスンの料金を確認したり、貴社が設定した予約ウィンドウに応じて予約を問合せすることができます。

3. 予約 - 上記問合せレベルに加えて、インストラクターに空きがあれば即時確定される予約を作成することができます。

各代理店への手数料は手数料の欄で利率を入力します。

料金と価格調整の組み合わせで商品の販売価格をコントロールします。（旅行代理店の料金設定は、手数料のレベルも考慮に入れていますが、これについては後のセクションで説明します。）

料金

料金の設定は：

商品設定 →

各商品の料金を日付範囲で入力し、シーズナリティをコントロールします。

価格調整

価格調整機能のご利用は任意です。例えば、以下のとおり条件に応じて変動する料金を設定することができます。

• 指定日より前に作成された予約に割引を適用する「早期割引」。

• ショルダーシーズンにあたる予約に対する期間限定の特別割引。

• 上記を組み合わせた割引。

価格調整の設定は：

インストラクターの追加

インストラクターを追加するには：

商品設定 → → リソース

このページでインストラクターの基本情報を管理・設定します。

1. ID - オプショナル欄として外部の人事システムで使用しているIDを入力できます。

2. 名前 - インストラクターの名前。

3. Eメール - RoomBoss内からここで設定したメールアドレスにインストラクターへメッセージの送信ができます。

4. その他ID - インストラクターのRFID（もしあれば）

5. 状態 - 有効および無効の選択。（インストラクターが退職した場合、無効に設定することを推奨）

インストラクターのより詳細な情報は契約にて設定します。

インストラクター契約の設定

インストラクター契約を設定するには：

インストラクターの給与計算には契約管理設定が必要で、契約書タブで設定を行います。

1. 販売者のドロップダウンメニューから貴スキースクールを選択し、次へをクリック。

2. 全ての現存の契約が表示されます。

   • 新規で契約書を作成する場合は、画面下部の作成ボタンをクリック。
3. インストラクターの詳細（もしくはコピーしたものを編集）とレベルやタグを関連付けます。

4. 保存をクリック。

カスタム時給タブでは、名前をカスタマイズしたり、給料の適用範囲を選択できます。

タグはお客様から特別なニーズがある際に、迅速に適切なインストラクターをフィルターするのに便利です。（例：広東語でのレッスンを希望） タグを設定するには：

インストラクターログイン

RoomBossのSSMS はインストラクターのポータルが用意されています。 ログインすることで直近スケジュールや、レッスン、また給料などの情報が確認できます。インストラクターを追加すると自動で追加されたインストラクターのログイン資格が生成されます。各インストラクターに其々のログイン設定情報などを渡してください。

インストラクターログインの詳細を見るには：

このページは各インストラクターごとの下記項目が表示されます：

• 名前 - インストラクター名

• ID - インストラクターのID

• パスワード - クリックすることでパスワード変更もしくはパスワードをリセットする用のリセットリンク送信ができます。

• 作成 - ログインが作成された日

• 最終ログイン - 最終ログインの日

• ログイン回数 - ログイン回数

インストラクターは下記リンクよりログインできます：

何日先までインストラクターがスケジュールを閲覧できるかを制限する

インストラクターが自身のログインから閲覧できる日数を制限することができます。

この制限を追加するには：

最高管理者としてログイン

最初の設定のステップのひとつはチームメンバーへのシステムアクセス権の付与です。 チームメンバーのログインを設定、管理するには：

アカウント→

ユーザーログインの管理

担当者にそれぞれ異なるユーザーログインを作成することで、以下のような利点があります：

• インストラクターの給与などの機密状況へのアクセスを人事チームに制限。

• 高度なシステム機能や管理システム機能へのアクセスを、その機能を使用する資格のある担当者のみに制限。

• どのユーザーによって予約や支払いの変更が行われたかなどを確認。.

• 担当者を指定して完了すべきタスクを作成。

• 担当者が退職した場合などは、他の担当者のユーザーパスワードを変更したりする必要はなく

  アクセス権限を削除するのみです。

ユーザーの権限管理

権限を設定することで、ユーザーにシステムの異なる領域のアクセス/変更の権限を付与します。 各チームメンバーは、各人の業務遂行のために必要なユーザーの権限の最小のセットを付与する必要があります。

権限の注意事項

• 給与&タイムシート管理の管理権限を持つユーザーのみが給料と支払い情報を閲覧することができます。

• スケジュール＋ユーザー/閲覧権限を持つユーザーのみがスケジュール＋の編集/閲覧ができます。

• 全てのユーザーは上記以外のすべての領域を閲覧することができますが、情報の作成・編集・削除は適切な権限を持ったユーザーのみが行うことができます。

• 全てのユーザーは他のユーザーの名前やメールアドレス、電話番号および各ユーザーに与えられている権限を確認することができます。

• ユーザーは自分の名前やメールアドレス、電話番号とパスワードを編集することができます。

最高管理者

新規でRoomBossアカウント作成時には、アカウント内のすべてのRoomBoss権限にアクセスできるひとつのユーザーログインから始まります。

以下の項目は最高管理者のみが行うことができます：

• ログイン回数、最終ログイン、ユーザー作成日の閲覧。

• ユーザーの追加、編集、権限の編集。

• 手動でのユーザーパスワードの更新。

この設定は貴社ウェブサイトに追加できる予約ページ（予約エンジン）に関連します。予約エンジンの初期設定や貴社ウェブサイトに合わせたカスタマイズは弊社で承ります。設定が完了しましたら、予約エンジンのURLなどをご連絡します。

さらにカスタマイズをご希望される場合は、弊社より貴社のウェブ開発ご担当者と直接調整することも可能です。なお、RoomBossアカウント内での設定は：

アカウント → ウェブサイト設定

必要な設定

カスタマイズに必要な設定は、次の2つです：

1. ウェブサイトサブドメイン 例：book.bestskischool.com

2. カスタムCSSのURL

   貴社のウェブ開発ご担当者にご確認ください。予約エンジンに使用されます。

複数通貨設定（オプション）

予約エンジン上で複数通貨にて料金表示をするには：

• アカウント → ウェブサイト設定

• 複数通貨の項目の有効にチェックを入れる。

• 初期設定通貨をドロップダウンメニューから選択。

• 使用する通貨レートを下記のいずれか選択：

  • ウェブのレートを使用

  • 指定したレートを使用

    • 指定したレートを設定するには： アカウント → 通貨為替レート

Google トラッキングおよびFacebookトラッキングの設定

ページへのアクセスや予約成立への転換数を様々なレベルで設定することができます。これらは販売を開始するために必要ではありませんが、販促＆マーケティングで後述します。

このセクションでは冬のオペレーションに向けて必要な設定のステップを概要します。

RoomBossのSSMSはスケジュール機能が含まれており、様々なアクティビティへの割り当てが可能です。（レッスン、ノンレッスンのいずれも）

スケジュールを使用するにあたりオプションが多数あり、設定の際にご案内いたします。 ここでは一般的に推奨する使用方法をご紹介します：

1. インストラクタースケジュールに次週などのアクティビティを追加します。

2. レッスンが近づいている場合はそのレッスンタイプに対応するアクティビティにスケジュールされているインストラクターに割り当てます。

この使用方法は以下の点において利点があります：

• インスタラクターに仕事が入っているか、また仕事の内容について事前に知らせることができます。

• 予約数に対して十分にインストラクター数が足りているかどうかを知ることができます。

• 大きなスキースクールにおいてはレッスン割り当て作業に役立ちます。

アクティビティタイプの追加

アクティビティを管理するには：

スケジュール→ → 表示/更新 → アクティビティ管理/スケジュールに追加

スケジュールにはレッスン・ノンレッスンについてのアクティビティタイプを追加することができます。 見てすぐに種類が認識できるよう色分けされています。

下記は一般的に推奨するアプローチです：

• アクティビティは各レッスンカテゴリーに追加されます。

• アクティビティの開始時刻と終了時刻をデフォルトで設定することができます。

• プライベートレッスンのカテゴリーの給与レベルにはNo Payと表示されます。

  • プライベートのレッスンが割り当てられると、インストラクターの給料が計算されます。

• グループレッスンのカテゴリーの給与レベルにはレッスン給与と表示されます。

  • 一般的にインストラクターにグループレッスンが割り当てられていない場合が該当します。（事前ではなくて、当日受付の時点で確定されることが多いです）