新規予約を受け付けると、RoomBossから通知メールが届きます。メールには予約のページにアクセスできるリンクも含まれます。

メールの件名のフォーマット： [RoomBoss] [Best Ski School] 660876 新規予約 (XXXX)

旅行代理店予約

請求方法の設定がされていると仮定して、予約確定の時点で請求書が作成されます。

入金管理のタブより請求書のPDFをダウンロードして、Eメールで代理店に送信する。

ウェブサイト予約

お客様からの質問などに返信した後は、追加で必要となる作業はありません。

予約編集、注釈の活用

お客様からのご希望等を注釈として、予約の編集ページにコメントを追加することが可能です。

• 予約の編集ページ、注文詳細欄の編集ボタンをクリックし、注釈にコメントを追加します。

• この商品に対する注釈は、ベンダーとエージェントには表示されますが、ゲストには表示されません。

• ベンダーとエージェント両方での編集が可能です。

• 注釈を変更して保存しても、ベンダーやエージェントへの通知メールは送信されません。

貴社のレッスンに参加された全てのお客様の顧客情報をシステム内に作成することができます。これには、連絡先などのほかに備考、食事注記（アレルギーなど）や医療注記（持病など）等の詳細も記録されます。

予約確定となった各レッスンに対して、1人（グループレッスン）または複数（プライベートレッスン）のお客様を関連付けることができます。お客様情報を入力してから予約に関連付けておくと、それまでにお客様が受けた全てのレッスンの履歴を記録して保管することができます。

全てのお客様を追加する場合、それぞれのお客様をRFIDチップIDに関連付けると（リフト券番号と同様）、リフト券をスキャンするだけでお客様情報を確認することもでき、レッスン受付の際にも便利です。

予約エンジンからお客様が予約される場合に、ご予約者が入力したお客様とそのレッスンが関連付けられます。または、代理店または貴社アカウントユーザーからお客様情報入力やレッスンとの関連付けを行うことも可能です。

スタッフや代理店に、ゲストを予約にリンクするようリマインドするには： アカウント → アカウントの編集

下記のいずれか、もしくは両方を有効にする：

• ゲストを予約にリンクする必要がある代理店に警告する

• ゲストを予約にリンクする必要があるユーザーに警告する

予約の編集ページのトップに下記のような警告が表示されます。

直接予約

お客様が予約エンジンから予約される際に、各レッスンの参加者を追加することができます。手動で予約を作成した場合、またはお客様情報が入力されていない予約を受け取った場合は、お客様を手動でレッスンに追加することができます：

1. 予約の編集ページを開く。

2. 顧客タブを開く。

3. その他顧客セクションの編集をクリック。 お客様詳細情報を入力し、1人を入力する度に追加するをクリック。

4. 全てのお客様を追加したら、保存をクリック。

5. メインのタブに戻り、顧客の編集をクリック。 各レッスンのお客様を選択し、追加するをクリック。全てのお客様を追加したら、保存をクリック。

代理店予約

代理店向けのアカウントでも、お客様を入力してレッスンに関連づけることができます（スキースクールアカウント内での直接予約と同じ方法で、代理店自身のアカウント内で行います）。

ただし、スキースクールのアカウントでは代表顧客のみが表示されるため、関連付けと代理店からの顧客がスキースクールのアカウントにコピーされる必要があります。

顧客のコピーの機能を使用して次のように行います：

1. CRM → 顧客管理 → 顧客のコピー

2. 開始日と終了日を選択し送信するをクリック。

3. お客様情報とレッスンの関連付けが貴社アカウントにコピーされます。

予約の確認

全てのレッスンがお客様ときちんと関連付けられているかどうかを定期的に確認することを推奨いたします。関連付けの確認は予約の確認機能を使って行います：

1. CRM → 顧客管理 → 予約の確認

2. 開始日と終了日を選択し送信するをクリック。

3. 予約の一覧が表示されるので、それぞれをクリックし関連付けを確認します。

顧客コピーのワークフロー

定期的に今後（〇日後）の予約を確認し、必要に応じて予約の確認のタブからフォローアップします。

毎朝、上記の顧客のコピー機能を使用して、その日の予約のお客様をコピーします。 お客様と関連付けられていない当日の予約の確認を行い、該当する予約がある場合は優先してフォローアップを行います。

貴社スキースクールでRFIDチェックインを利用される場合は、予約作成時にお客様にRFIDタグ（リフト券）を関連付けることを推奨いたします。

お客様とRFIDタグを関連づけるには：

1. 予約の編集ページの顧客タブを開く。

2. その他IDの追加ボタンをクリック。

3. RFIDタグ（リフト券）をスキャン。

このお客様はこのRFIDタグと関連付けられたので、チェックインの際はお客様のRFIDタグをスキャンするだけでお客様情報を見つけることができます。

タスク機能は今後やるべきことをチームで共有し、確認するのに活用できます。

下記の設定が可能です：

• 期日

• 時間

• アクティビティ

• 内容

• タスク担当者

• 状態：

  • 未完了

  • 完了しない

  • 完了

タスクは予約の編集ページで予約に対して追加され、主に販売目的で使用されます。 （例えば、見込み客の獲得や支払いの催促等）

しかし、予約とは別に一般的なタスクを設定することも可能です。 （例えば、お客様の送迎、登録フォームのリマインダー等）

貴社ウェブサイトからお客様が予約リクエストを送信したり、旅行代理店がRoomBossアカウントを使って予約リクエストを送信した場合：

1. RoomBossから通知メールが届きます。メールには予約のページにアクセスできるリンクも含まれます。

   • メールの件名のフォーマット： [RoomBoss] [Best Ski School] 660876 新規予約リクエスト(XXXX)

2. 予約リクエストがはいるとRoomBoss管理画面のホームに表示されます。

空き状況の確認し、空きがあれば予約を確定させます。

予約を確定

該当の予約の予約の編集ページの、予約ステータスで編集をクリックし、注文タイプをリクエストから予約に変更し、保存をクリックします。

旅行代理店予約

代理店からの予約リクエストが予約として確定された場合は、貴社と代理店の両方に予約確定の確認メールが届きます。

請求方法の設定がされていると仮定して、予約確定の時点で請求書が作成されます。

1. 入金管理のタブより請求書のPDFをダウンロードして、Eメールで代理店に送信する。

ウェブサイト予約

貴社ウェブサイトからの予約リクエストが予約として確定された場合は、予約確定の後に以下の方法を利用することができます：

1. 必要に応じて、請求書と顧客イントラネットの予約メッセージ欄にカスタムメッセージを追加して、お客様向けに表示することができます。（例えば、お客様の質問に予約担当者から回答をする場合などに役立ちます）

2. メール送信 ボタンをクリック。リッチメッセージで設定したEメールがお客様に送信されます。予約、利用規約およびオンライン決済画面に進むリンクなどがお客様向けに表示される顧客イントラネットのリンクもメールの内容に追加することができます。また、お客様に送信されたメールは貴社にも届きます。

お客様の前でPOS予約を作成する場合：

1. 空き状況の確認

2. 予約 → 新規予約に進み、予約にレッスンを追加。

3. 新規顧客の場合は詳細を入力、それ以外の場合は登録済みの顧客で検索。

4. 注文内容が入力されたら、画面を開き入金管理タブをクリック。

5. 請求書＆領収書の欄の編集をクリックして、新規作成　今すぐ入金 - お客様をクリック。

6. 支払いを受け取ったら、入金方法を選択し、保存、終了をクリック。

7. ドロップダウンメニューより領収書の形式を選択。

   • English - A4

   • English - POS

   • Japanese - A4

   • Japanese - POS

8. PDFのアイコンをクリックし、お客様用に印刷。

このセクションでは販売前、販売、販売後のプロセスについて説明します。

日々の業務として支払期限が過ぎた予約を確認することを推奨します。

予め設定を行うことで、支払い期限が過ぎたことを知らせる自動メールがお客様に送信されますが、お客様から支払いを受け取ることを保証するものではありません。

支払期限が過ぎた予約を確認するには： 予約→ 予約検索 → 支払い状況から

「請求額が未入金の予約を検索する。」を選択し、支払期日は「前日」の日付に限定します。

レッスンの空き状況を確認するには：

予約→レッスン時間帯 & 空室状況

このページは以下の項目を表示します：

• B - 予約

• I - 使用中のインストラクター

• BF - 空いているグループレッスンスロット（予約）

• TI - 使用中のインストラクター合計

• IR - 勤務予定のインストラクター（インストラクター利用可能状況管理による）

• IF - 空いているインストラクター

数値は下記により表示されます：

• カテゴリー

• レッスンタイプ

• レベル （グループレッスン用）

• 時間帯

  • 例：09:30-13:00、13:00-16:30、16:30-20:00など （貴アカウント内でカスタマイズ可能）

新規予約リクエストを受け付けることができるかの確認：

1. 予約→レッスン時間帯 & 空室状況

2. 開始日と日数を選択し、表示/更新をクリック。

3. 予約に関連のないカテゴリーや時間帯を選択から外し、更新をクリック。（表示される情報量を減らして見やすくします。）

4. 予約の入ったカテゴリーとレッスン時間に空いているインストラクター（IF)の数を確認し、十分な数のインストラクターがいれば予約を確定にします。