新規リクエスト予約
直接予約のお客様、または代理店から新規リクエスト（お問い合わせ）の予約が入ってきた場合の処理方法
新規リクエストの確認
ウェブサイトからお客様がお問い合わせの予約を送信したり、代理店がRoomBossのアカウントを使ってお問い合わせ予約を送信した場合は以下の方法で通知されます。
- RoomBossから以下の画像のような通知のメールが届きます
- 予約ページURLのリンクをクリックすることで予約編集ページに飛べます
- 新規リクエストはRoomBoss管理画面の予約概要ページに表示されます。
- 表示／更新をクリック
- 最近のリクエスト欄に表示されます
空き状況を確認し、空きがあれば以下の方法で予約を確定します。
予約を確定
リクエスト予約が届き、空きが確認できた場合は、以下の手順で予約を確定する必要があります。
ウェブサイト予約の場合（B2C）
予約を確定後、以下の手順でお客様にメールを送信する必要があります。
- 必要に応じて、予約編集ページ上の「請求書と顧客イントラネットメッセージ」欄にお客様宛のメッセージを追加することにより、お客様に表示することが可能
- 予約編集ページ右上にある「メール送信」のボタンをクリック（以下画像参照）
備考
請求書の自動作成
自動請求書の設定が完了していると「注文タイプ」をリクエストから予約に変更したタイミングで自動で請求書が作成され（「直接：手入力」のルールが適用されます）、お客様は顧客イントラネットページよりお支払いができるようになります。
備考
「メール送信」ボタンで送信されるメールを編集するには？
「メール送信」のテンプレートは、リッチメッセージの「予約の編集ページにあるメール送信のボタン」より編集していただけます。
代理店からの予約の場合
代理店からのリクエスト予約を確定した場合は、ユーザーと代理店の両方に予約確定の確認メールが自動で送信されます。
自動請求書の設定が完了していると、代理店用の請求書が作成されます。
- 予約編集ページ上の「入金管理」タブを開く
- 請求書＆領収書セクションから請求書の「言語 - サイズ」を選択
- ダウンロードのアイコンをクリック（PDF／Words）
- ダウンロードした請求書を代理店宛に送信
備考
もらったリクエストについて代理店に連絡したい場合は？
代理店宛のメール送信は、ユーザーに届いた予約確定の確認メールに返信する形でOK