概要
設定
トラストアカウントの設定は、RoomBossと連携して行います。勘定科目一覧の設定、オーナー様との契約内容に基づいたシステム内での設定、および必要に応じたハウスキーピング料金の設定を行います。
トラスト期間（暦月）の会計処理
トラスト期間とは、1か月単位の会計期間を指します。期間を開始すると、締め処理を行うまで、その期間内に会計上の仕訳が記録されます。一度締め処理を行った期間は、再度開くことはできません。
対象期間の仕訳を作成するには、以下の手順が必要です。
- 入金の移行： 期間内の日付の宿泊客または代理店からの入金をトラスト台帳へ記録します（例：売掛金の借方計上）。
- パッケージの確定： 宿泊の移行を行う前に必要な手順です。この操作自体では仕訳は作成されませんが、レポートの整合性を保つため、パッケージの内容を確定し、変更できないようにします。
- 宿泊の移行： チェックアウト済み予約に契約ルールを適用し、宿泊収益の貸方、手数料の借方、関連費用を計算・計上します。
- 仕訳入力： 業者からの請求書、オーナーからの入金や出金などについて、必要な仕訳を手動で登録します。
対象期間の会計処理を完了するための手順
1. 対象月のトラスト期間を開始する
トラスト → 設定 → 期間 を開きます。
必要な期間が一覧にない場合：
- ページ下部の 新しい期間を追加 セクションまでスクロールします。
- 対象の 年 と 月 を選択します。
- 追加 をクリックします。
権限: トラスト期間の追加または開始には Trust R5 – Advanced Accounting 権限が必要です。
2. 入金の移行
入金の移行 ページから行います。
パッケージの入金方法によっては、確定済み取引と未確定取引が混在する場合があります。状態にかかわらず、その期間のすべての入金をトラストへ移行し、その予約に対して受け取った金額をシステム内へ反映させる必要があります。
入金をトラストに移行することで、宿泊情報をトラストに移行する際にオーナーへ貸方計上される金額が、実際に受領済みであることを確認できます。そのため、パッケージに含まれるすべての入金がトラストに移行されていない場合、宿泊情報をトラストに移行することはできません。
入金は個別に移行することもできますが、通常は一括で行います。一括移行の手順は次のとおりです。
- 支払開始日 と 支払終了日 に対象期間を入力して、移行する入金を絞り込みます。
- 確定済みおよび未確定の入金を含める を選択します。
- 入金一覧を表示せずに入金を移行 を選択します。
- 実行 をクリックします。
入金移行に失敗した場合
入金をトラストに移行できなかった場合は、画面右側の失敗の原因にその理由が表示されます。
多くの場合、エラーメッセージには、入金に関して確認・修正が必要な具体的な問題が表示されます。予約内容を確認してもエラーの原因が不明な場合や、問題を解決できない場合は、RoomBossサポートまでお問い合わせください。
権限: 入金の移行には Trust R3 – General Accounting 権限が必要です。
3. パッケージの確定
トラスト → パッケージの確定 ページから行います。
対象期間を選択し、対象となるすべてのパッケージをそのまま確定するか、一覧を確認して個別に選択してから進めるかを選びます。
すべてのパッケージは、トラストに計上する前に確定する必要があります。パッケージを確定すると、その内容がロックされ、変更できなくなります。これにより、会計処理後に予約内容とトラスト会計の記録に不整合が生じることを防ぎます。
パッケージを確定するには、以下の条件をすべて満たしている必要があります。
- 宿泊客がチェックアウト済みであること
- 予約料金が全額支払い済みであること
- パッケージ内のすべての入金がトラストに移行されていること
- パッケージ内の宿泊予約に部屋が割り当てられていること
パッケージの確定時に、いずれかの条件が満たされていない場合は、該当するパッケージと、確定できない具体的な理由がシステム上に表示されます。
4. ハウスキーピング
RoomBossのハウスキーピングモジュールを基にオーナー向けのハウスキーピング料金を計上する場合は、予約をトラストへ計上する前にハウスキーピングタスクを生成しておく必要があります。RoomBossハウスキーピングモジュールの詳細はこちらをご確認ください。
5. 予約を移行する
宿泊を移行 ページから行います。
予約をトラストに移行する際は、初期設定時に定義した移行マッピングに基づいて各項目を一括で移行するか、一覧に表示された項目を1件ずつ個別に移行することができます。
項目を個別に移行する場合は、適切な処理方法を選択してください。また、対象のオーナーに複数の契約がある場合は、適用する契約を選択できます。
宿泊予約をトラストに移行する際は、発生日を「当日（移行日）」「チェックアウト日」「チェックアウト期間の末日」のいずれかから選択できます。
発生日とは、仕訳が記帳される日付（宿泊収益がオーナーの収益として認識される日）です。
どの処理内容を選ぶべきか不明な場合は、RoomBossサポートへお問い合わせください。
6. ステップ2〜5の完了後
対象期間について、入金の移行 ページには、未処理の項目が残っていない状態である必要があります。
入金の移行 ページに残っていてよいのは、翌月以降へ繰り越す予定の予約だけです。
当月中に処理する必要がある項目が残っている場合は、ステップ2または5（必要に応じて両方）を再度実施してください。
パッケージの確定 ページでその期間に残っていてよいのは、その期間中にチェックアウトするものの、会計処理は将来の期間に回す予定の予約だけです。
7. 期間の仕訳を入力する
オーナーの出金・入金や、電気代・ガス代などの請求書に対する仕訳を入力します。
仕訳を入力する ページから、台帳へ手動で直接入力することも、Excelアップロードで一括登録することもできます。
Excelアップロードの詳細はこちらをご覧ください。
トラスト会計は複式簿記のため、すべての仕訳は1つ以上の口座／台帳から別の口座／台帳への入力となり、差引残高は0でなければなりません。
8. 入力内容を取消する
トラスト期間がまだ開いている間は、入力内容取消 ページから、仕訳、請求書、入金を取り消すことができます。
9. 期間を締める
トラスト → 設定 → 期間 を開きます。
期間を締めると、1つの施設のみを所有するオーナーについては、オーナー明細書 ページにレポートへのリンクが表示されます。
複数施設を所有するオーナーについては、トラスト → 設定 ページ内の Owners タブに、全施設分のレポートへのリンクが表示されます。
オーナー向けレポートは、貴社のブランドに合わせてカスタマイズすることもできます。ご希望の場合は、RoomBossまでお問い合わせください。
オーナーは、ページ下部からオーナー明細書を Excel または PDF 形式でダウンロードできます。